Hacked Kanban a seznamy: moji nejlepší spojenci pro organizaci mé práce (a života)

Organizace není moje nejlepší kvalita. S ohledem na to ráda používám nástroje, které mi pomáhají udržet si přehled.

Ve svém osobním životě používám Wunderlist ... A LOT. Mám seznamy pro všechno. Ano, všechno. Například teď mám seznamy pro:

  • Úkoly, které musím dokončit během týdne,
  • Úkoly, které musím dokončit do konce týdne,
  • Úkoly, které musím dokončit pro svoji práci,
  • Krátkodobé cíle k dosažení.

Zjistil jsem dva hlavní přínosy této strategie.
Za prvé, dobře nezapomenu na úkoly. Za druhé, považuji to za vysoce motivující. Není možné popřít spěch uspokojení pokaždé, když zkontroluji položku ze seznamu, když jsem s tím udělal.

Také vedu seznamy na Evernote: knihy ke čtení, filmy, které se mají dívat, restaurace, které jsem vyzkoušel / které jsem vyzkoušel a měl rád ... a to pokračuje. Takže si myslím, že je bezpečné říci, že jsem osoba seznamu.

Seznam mánie mého osobního života se samozřejmě vztahuje i na mou profesní činnost ... Organizovat svou práci ve společnosti Societe Generale Global Banking & Investor Solutions - která poskytuje finanční služby korporacím a finančním institucím, od založení po centrální banky - používám WeKan (je to jako Trello, ale open source).

Teorie metody Kanban…

WeKan je nástroj založený na metodě Kanban.
 Pro ty, kteří o tom nikdy neslyšeli, metoda Kanban umožňuje uživateli zobrazit a spravovat pracovní úkoly prostřednictvím pracovního postupu (od „do“ po „hotovo“).

Nástroj obsahuje řídicí panel se sekcemi jako „Úkol / Probíhá / Hotovo“ (tyto položky lze změnit, podíváme se na ty, které používám níže) a karty pro každou pracovní položku, kterou můžete přesunout z jedné sekce do další.

Tato metoda pomáhá:

  • Prioritizujte úkoly
  • Omezte probíhající práci, abyste předešli ztrátě času při přepínání z jednoho úkolu na druhý
  • Identifikujte potenciální úzká místa

…v praxi

Nyní se podívejme, jak to funguje v praxi a jak jsme vlastně hackovali tuto metodu v našem týmu UX.
V týmu je 17 designérů UX, z nichž každý pracuje na několika projektech současně. Tabule Kanban obvykle používají týmy (UX, PO, IT…) ke spolupráci na projektu, ale také je využíváme k organizaci naší osobní práce.

Podívejme se na fiktivní (ale realistický) příklad mé osobní desky:

Sekce

Jak vidíte, je zde 5 sekcí:

  • Očekávám: v tuto chvíli nejsou naléhavé záležitosti, o které se však musí v určitém okamžiku postarat.
  • Úkol: úkoly, které mají být dokončeny, nejlépe do týdne.
  • Probíhají: úkoly, na kterých v současné době pracuji. Snažím se mít v této sekci co nejméně položek, abych se soustředil na jeden nebo dva úkoly najednou, což zase pomůže zvýšit produktivitu.
  • Hotovo: úkoly, které jsem během týdne dokončil.
  • Archivováno: starší dokončené úkoly.

Karty

Jedna karta = jeden úkol.
Ale někdy můžete kopat do detailů. Například, když musím provést úpravy na prototypech, podrobně je podrobuji ... ano, máte to: seznamy.
Vytváření seznamu na kartě mi opět umožňuje sledovat, co by se mělo upravovat A po dokončení mohu zaškrtnout každou položku - svou oblíbenou aktivitu.

Štítky

1 štítek = 1 projekt.
Jak jsem řekl, pracujeme na několika projektech současně, což poskytuje snadný způsob sledování úkolů v rámci jednoho projektu. Tabuli můžete filtrovat podle štítků, což znamená, že pokud chcete, můžete zobrazit všechny úkoly konkrétního projektu na jedno kliknutí.

Termíny splatnosti

Abychom vám pomohli stanovit priority úkolů, můžete nastavit datum splatnosti na kartě. Musím říct, že to často nepoužívám. Ale pokud jste jako můj kolega Camille, můžete také pomocí této funkce sledovat datum, kdy jste dokončili úkol, což je docela chytré, pokud se mě zeptáte.

Do akce v našem týmu

Přidělení úkolů kolegům

WeKan funguje dobře, pokud jde o spolupráci v týmu.
Můžete přiřadit úkoly dalším členům a „sledovat“ tyto úkoly, abyste viděli, kdy jsou dokončeni.

Například, pokud potřebuji požádat Marine (UX návrhář a administrativní superhrdina na straně), aby mi poskytl přístup ke konkrétní aplikaci:

  1. Jdu na palubu Marine
  2. Vytvářím úkol, který jsem vložil do její sekce „dělat“
  3. Vyberu „sleduj“ úkol (nezapomeň „sledovat“ desku, pokud je ztlumená, nebude fungovat)
  4. Až bude hotovo, dostanu e-mail.

Je to jednoduché.

Sdělte šéfovi vaši dostupnost

Morgane, náš šéf, pravidelně kontroluje tabuli všech, aby zjistil, jak se nám daří.

To jí dává určitou viditelnost o tom, kdo by mohl být schopen přijmout nový projekt, pokud někdo potřebuje pomoc s něčím, a postupu každého úkolu. Nástroj v podstatě poskytuje globální pohled na to, co tým a každý člen týmu dělají.

Všimněte si, že vše, co je zde prezentováno, je založeno na našem „hackování“ metody Kanban k organizaci naší osobní práce na několika projektech. Pro spolupráci v měřítku na projektech používáme jiné nástroje jako Github, JIRA nebo dokonce WeKan „tradičním“ způsobem.

Děkuji za přečtení! Nějaké nápady ? Rádi slyšíme vaše názory na WeKan nebo jakékoli jiné nástroje, které používáte k organizaci vaší práce a ke spolupráci!